Пять способов построить единое информационное пространство компании.

Этот материал будет полезен специалистам и руководителям компаний, намеревающихся провести "перевооружение" или расширить область применения информационных технологий в своих офисах.

Часть 1. Различные способы организации единого информационного пространства компании.

Понятие единого информационного пространства подразумевает всю совокупность средств ввода, хранения и отображения информации, используемых в компании. При этом упомянутые средства должны быть интегрированы, должны опираться на унифицированные классификаторы и процедуры обработки информации. Важным моментом является также обеспечение доступа к требуемой информации с любого рабочего места, в том числе и из другого офиса компании.

К настоящему времени сложилось несколько подходов к построению вышеописанной рабочей среды, различающихся выбором инструментальных средств и (в меньшей степени) логикой работы пользователя и логикой предоставления доступа к данным.

Рассмотрим способы организации работы с информацией в порядке их предположительной распространенности.

Способ первый. Автоматизация на базе офисных технологий компании Microsoft и систем учета 1С:.

Исторически, в силу доступности на рынке, офисные программы Microsoft занимают ведущее положение с точки зрения распространенности на персональных компьютерах. До недавнего времени то же можно было говорить о качестве и функциональных возможностях текстового редактора Word, электронных таблиц Excel и программы для создания презентаций PowerPoint.

С другими компонентами интегрированного пакета офисного софта ситуация не столь однозначна. Как почтовому клиенту, Outlook Express и Outlook всегда имелся достаточный набор альтернатив. Чего стоит только популярность TheBat! в России и Eudora за рубежом (по слухам). Если отнести к офисным программам и браузер Интернет, то отстававший многие годы Mozilla и маргинальная Opera всегда отъедали ощутимый кусок пирога у Microsoft. Реинкарнация Mozilla, FireFox (который занимает сейчас около 10% рынка браузеров), надеемся, еще больше уменьшит монополию Microsoft.

Последняя достойная упоминания составляющая пакета MS Office - настольная СУБД Access. Веб-редактор FrontPage мы рассматривать здесь не будем. Access постигла странная судьба - ее стали использовать совершенно не по назначению, а именно как платформу для разработки корпоративных баз данных. Это было сколько-то оправдано во времена дороговизны SQL-серверов, но сейчас файл-серверные системы на базе Access с уверенностью следует считать технологически отсталыми. Использование Access в качестве системы для разработки клиентского приложения в клиент-серверной информационной системе - дело другое, но с нашей точки зрения, это еще менее соответствует предназначению Access. Подводя итог, выдвинем тезис о том, что Access не следует рассматривать как важную составляющую MS Office, а скорее как отдельный продукт - настольную СУБД.

Впрочем, последние версии OpenOffice.org тоже включают СУБД. Как и сам пакет OpenOffice.org, это кроссплатформенная СУБД.

Чему обязана своей популярностью 1С:, можно спорить долго. Факт остается фактом - 1С:, при всех ее недостатках, стала стандартом де-факто для систем бухгалтерского учета в малом бизнесе. При этом образовалось огромное комьюнити внедренцев и разработчиков конфигураций 1С:. Естественно, 1С: тоже используется везде где только можно, в том числе и там, где это мало оправдано. Тот, кого интересуют разнообразные аспекты качества планируемого к использованию софта, не должен принимать распространенность 1С: как аргумент в ее пользу. Аргументом может быть только доступность специалистов по 1С:. Но, как и в любой другой отрасли, грамотные программисты 1С: редки на рынке и стоят дорого.

Какое количество инсталлированных копий MS Windows, MS Office и 1C:Предприятие являются легальными, мы оценивать не беремся. Вопрос о допустимости использования контрафактного софта каждый решает сам. Мы же дадим несколько рекомендаций тем, кто всерьез рассматривает данный вариант автоматизации офиса, и отметим важные нетривиальные аспекты использования перечисленных технологий.

Microsoft отзывается об OpenOffice.org как о "MS Office десять лет назад". Хорошо подумайте, а что вам еще нужно от офисного пакета, кроме редактирования документов?.. Мы ни в коем случае не советуем использовать язык VBA, имеющийся в приложениях MS Office, хотя макросы документов Word и Excel в какой-то степени могут работать при открытии документов в OpenOffice.org. OpenOffice.org имеет не менее мощный язык макросов, и может выполнять скрипты на других языках, например, на Питоне. Но мы считаем, что сложные расчеты - дело корпоративной системы учета и планирования.
Легально приобретая информационную систему, использующую какую-либо из версий MS SQL Server, обязательно спланируйте дальнейшее расширение системы, так как начиная с нескольких десятков пользователей, возможно, версию сервера придется менять на существенно более дорогую.
Вряд ли кто-то сможет спорить с тем, что серверные продукты Microsoft существенно более требовательны к ресурсам, чем их свободно доступные альтернативы. Это относится и к SQL Server в сравнении с FireBird или PosgreSQL, и, в намного большей степени, к программному обеспечению различных серверов для работы с Интернет. В то время как операционная система FreeBSD, веб-сервер Apache, почтовый сервер, файрволл и прокси-сервер, входящие в поставку ОС, для офиса на полсотни человек, отлично работают на единственном стареньком Celeron 900, те же решения на базе технологий MS могут потребовать не одного компьютера существенно большей производительности.
Не упускайте из виду возможность будущего перехода на свободно доступные операционные системы. Намного лучше поставить пользователям OpenOffice.org, Firefox и Thunderbird, чем проприетарные решения. Перечисленные продукты отлично работают и в Windows, и в Linux, и смена операционной системы может пройти практически незамеченной пользователями. Точно так же выбирайте для работы информационные системы, использующие кроссплатформенные СУБД.
Не старайтесь использовать аутентификацию пользователей на основе записей в ActiveDirectory (если вы знаете, что это такое) везде, где только можно. Это реально не упрощает работу, но снижает безопасность (один пароль легче компрометировать, чем несколько) и приводит к разрушению всей информационной инфраструктуры при отказе, например, контроллера домена (если он у вас по какой-то причине был в данный момент единственным).
Не копите огромные количества информации в электронных таблицах. Это работа для СУБД. Даже доморощенная база данных в Access намного надежнее, чем таблица Excel с тысячами строк, и с большей легкостью может быть конвертирована при необходимости в другой формат для переноса в какую-либо информационную систему.
Приобретая ноутбуки для офиса, не рассчитывайте, что часто поставляемая с ноутбуками Windows XP Home Edition будет хорошо работать с корпоративными данными в сети. XP Home Edition не имеет средств подключения к домену Windows (по всей видимости, именно поэтому она и стоит десятки, а не сотни долларов США), хотя доступ к сетевым папкам получить в ней все же реально. Но неудобно.
Запланируйте ресурсы на постоянное обновление заплаток, обеспечивающих безопасность Windows. Это не так легко и быстро, как кажется.
Имейте в виду, что желание закрыть от пользователей локальные ресурсы компьютера, - например, локальные диски, - выполнимо только теоретически. Политика безопасности домена позволяет отключить диски в Проводнике, но при желании пользователь найдет не один способ записать или считать с них информацию. Ну а позапрещав в политиках безопасности все что только возможно, результат вы быстро увидите, и он будет неприятен. Windows - не та система, в которой можно гарантированно запретить доступ пользователя к определенным ресурсам ПК, потому что такой запрет сделает невозможными многие другие действия, которые пользователь захочет выполнять в рамках своей работы. Проверено практикой.

Читайте продолжение на сайте и в рассылках через несколько дней:

Способ второй. Автоматизация на базе интегрированных тиражных систем управления.

Способ третий. Автоматизация на базе продуктов линейки Lotus компании IBM.

Способ четвертый. Автоматизация на базе разнородных продуктов с открытым исходным кодом.

Способ пятый. Автоматизация на базе недорогих интегрированных систем управления.

Часть 2. Типовые задачи обработки данных в едином информационном пространстве.

Обработка входящей электронной корреспонденции.

Обработка входящих факсимильных сообщений.

Обработка входящих почтовых отправлений.

Фиксирование результатов переговоров.

Согласование платежей по счетам.

Онлайновые конференции.

Информация, опубликованная на сайте, собрана из различных источников. Мнение автора не претендует на полноту и истину в последней инстанции, но отражает многолетний опыт создания и эксплуатации самых разных прикладных программ.

Отдельные страницы сайта будут обновляться по мере выхода новых версий программ и появления новых технологий.